Dokumentacja pracownicza od 2019 r.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację kadrowo-płacową pracowników przez 10 lat a nie jak obecnie przez 50 lat.
Zgodnie z art. 94 pkt. 9a i 9b Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz przechowywać ją w warunkach niegrożących uszkodzeniu bądź zniszczeniu.
Obecne przepisy nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą przechowywać dokumentację pracowników przez 10 lat.
10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, pracodawca będzie mógł zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po 1 stycznia 2019 r.
W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą musieli przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy pracownika przez okres 50 lat.
Akta osobowe w formie elektronicznej
Obecnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych jedynie w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w formie papierowej albo w formie elektronicznej.
W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Przekazanie dokumentacji pracownikowi
Ustawodawca wprowadził również zapis o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika. Otóż od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej po upływie okresu przechowywania dokumentacji,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. – o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.