Jagoda Gołębiewska, Bartek Nowakowski
Grupa SWGK
Narzędzia wspomagające zarządzenie finansami korporacyjnymi i wpływ analizy danych na umacnianie pozycji rynkowej
1. Pandemia covid i wykorzystanie technologii w działalności podmiotów gospodarczych
Do niewiele ponad rok temu, główną przyczynę rozwoju narzędzi IT w obszarze przedsiębiorstw, dużych koncernów o globalnym zasięgu, w tym międzynarodowych struktur podmiotów powiązanych kapitałowo i osobowo, upatrywaliśmy w postępującej globalizacji. Aktualna pandemia przyspieszyła – i tak już dynamiczny – rozwój technologii. Pomimo lockdown’u i zmian, które zaszły na rynku, działalność gospodarcza była w tym czasie kontynuowana. W związku z utrudnionymi warunkami realizacji procesów wewnętrznych, firmy przeszły na tryb zdalny, wdrażając wszelkie możliwe rozwiązania umożliwiające działania, minimalizujące skutki kryzysu wywołanego epidemią koronawirusa. Podjęcie takich decyzji – praktycznie z dnia na dzień – w zakresie reorganizacji sposobu prowadzenia działalności neutralizującego gospodarcze utrudnienia, nie byłoby możliwe bez systemów
i aplikacji biznesowych, które wpierają komunikację zewnętrzną i wewnętrzną, przepływ informacji i danych pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacji, a także realizację wyżej wspomnianych procesów gospodarczych w ujęciu całościowym, wpływających na skalę działalności, jak i niejednokrotnie determinujących możliwość jej kontynuacji.
2. Podstawowe systemy zarządzania obszarem finansowym
Aktualnie na rynku praktycznie nie funkcjonują przedsiębiorstwa bez wdrożonych systemów, realizujących funkcję wspomagające zarządzenie obszarem finansowym. Najprostszym przykładem są systemy finansowo-księgowe, a także związane z obiegiem dokumentów. Oczywiście, nie sposób porównać zakresy funkcjonalności dostępnych rozwiązań, niemniej każde, które zostało wypracowane wewnętrznie bądź zakupione
z zewnątrz i jest dostosowane do potrzeb właścicieli i kadry zarządzającej, realizuje podstawową funkcję wsparcia w podejmowaniu decyzji oraz funkcję jeszcze bardziej fundamentalną – informacyjną.
Rejestracja zdarzeń gospodarczych, przetwarzanie informacji księgowej, generowanie raportów, a także przygotowywanie zestawień na cele podatkowe to przykłady procesów zautomatyzowanych tak w dużych, jak i mniejszych podmiotach. Systemy komunikacji, połączone z informacjami pozafinansowymi, a także związane z takimi obszarami zarządzania przedsiębiorstwem, jak na przykład: obsługa dostaw, przyjęcia na magazyn, planowanie produkcji i jej realizacja w oparciu o niejednokrotnie zaawansowany proces technologiczny, wycena półproduktu, produktu gotowego, określenie ceny sprzedaży i dokonywanie analizy wrażliwości tej ceny na uzyskiwane marże, strategia sprzedaży w oparciu o poszczególne rynki zbytu, to rozwiązania oparte na systemach spójnej bazodanowości, umożliwiającej sprzężenie wskazanych obszarów oraz przetworzenie informacji w określonym celu w związku
z wymaganiami, jakie przed nowoczesnym; pojedynczym przedsiębiorstwem, a także światowym koncernem stawia rynek. Jak już wspomniano, potrzeba wdrażania rozwiązań opartych na technologii będzie rosła, a trwająca pandemia spowodowała, że rynek zwrócił na nią uwagę, podobnie jak na braki w funkcjonującym systemie ochrony zdrowia.
Spójne systemy zarządzania są jednak dobrze znane i dostępne od lat. Przedsiębiorcom
i kierownictwu najbliższe są ERP czy CRM. Niemniej, należy podkreślić dwie zasadnicze kwestie, z którymi będzie musiał zmierzyć się także biznes, a niejednokrotnie pojawiły się już w sferze naukowej.
3. Skala danych i integracja technologii
Ilość danych przetwarzanych przez świat gospodarczy jest ogromna i stale rośnie. Wyzwaniem nie są wyłącznie algorytmy przeliczeniowe służące realizacji określonego celu, np. kalkulacji progu rentowności na produkcie X i rynku Y w okresie od 1 marca 2020 roku do dnia dzisiejszego, ale przede wszystkim interesariusze, których zadaniem jest uzyskanie rzetelnej informacji według identyfikowanej potrzeby. Zakładamy w tym miejscu jednak, że dane, które już dziś są dostępne i nie zostały jeszcze przetworzone, w przyszłości mogą służyć innym celom niż jesteśmy je stanie określić dzisiaj. Według 5 sił M. Portera, na dane przedsiębiorstwo oddziałowują nie tylko dostawcy, odbiorcy, konkurencja, czy instytucje finansujące, ale też sfera publiczna. Można także wspomnieć, że w dobie słabnącego autorytetu instytucji państwa, siła przedsiębiorstw, a szczególnie działających w skali globalnej, rośnie. Każdy ekonomista lub specjalista z innej dziedziny nauk społecznych potwierdzi, że rynek cechuje zmienność – czy to w ujęciu określonej branży, czy skali makro. Zmienna jest także sytuacja geopolityczna. Nasuwa się zatem teza, że relacja siły państwa i biznesu może się odwrócić. Dziś przychody niektórych firm potrafią przekroczyć budżet małego państwa. Ponadto, nietrudno nie wspomnieć, że zmiana może postępować także w kierunku dalszego umacniania pozycji przedsiębiorstw – szczególnie silnych, globalnych graczy. Załóżmy jednak bardziej realny scenariusz, czyli wariant pierwszy, dotyczący odwrócenia przewagi. Dlaczego jest on bardziej możliwy? Odpowiedź jest logiczna. To biznes wypracowuje dziś rozwiązania przetwarzania dużych ilości danych, a podstawą jego działania jest, był i będzie klient
– odbiorca, którym również może być państwo. Warto także – pomimo funkcjonujących regulacji prawnych w zakresie ochrony praw konsumentów, danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa – zwrócić uwagę na kwestię braku doskonałych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa. Wskazują na to liczne próby kradzieży danych osobowych bądź też faktyczne wypływy, upublicznienia informacji, do których dojść nie powinno. Pomimo poważnych prób prawnych i technologicznych zabezpieczenia podmiotów, które występują w roli słabszych, niektóre sytuacje uświadamiają nam, że właściwie służą silniejszym. Świat nie tylko zdominowały wielkie korporacje, ale też zaczęły kształtować potrzeby rynku wykorzystując (trudno dostępne) dane. Pomijając jednak kwestie etyczne, warto dostrzec pewną zależność pomiędzy biznesem, a potrzebami informacyjnymi, wspomnianych już instytucji państwowych.
4. Deklaratywny charakter podatków
Co do zasady, podatki płacone są według rozliczeń dokonywanych przez podatników bądź przy wsparciu doradców, z których usług korzystają. Wdrożenie rozwiązania systemowego
w zakresie JPK_VAT, polegającego na przekazywaniu, wysyłce elektronicznej do urzędu skarbowego poza samą deklaracją, ewidencji (rejestrów VAT) stanowiącej fragment ksiąg podatkowych z danymi źródłowymi dotyczącymi faktur, wzbudziło wiele emocji, które nie wynikały wyłącznie z większych zobowiązań do realizacji przez służby finansowo-księgowe, nałożonych z mocy prawa, a informacji, którą organy państwowe są zainteresowane pozyskać. Należy zwrócić uwagę, że kierunek zmian związany z przekazywaniem coraz to większego zasobu i zakresu danych organom nie ulegnie zmianie. Celem jest transparentność rozliczeń, ich prawidłowość i oczywiście rzetelność służąca płatnościom zobowiązań podatkowych
w niezaniżonych wartościach. Zarówno podatek VAT, jak i podatki dochodowe są przedmiotem zainteresowania z uwagi na budżet państwa. Zatem ograny realizujące cele związane z kalkulacjami podatków oraz ich płatnościami będą dążyły do pozyskania informacji w coraz to szerszym zakresie. Temat deklaratywności, a także poruszonej wcześniej przewagi dużego przedsiębiorcy nad mniejszym nie jest łatwy do jednoznacznego rozstrzygnięcia, które umożliwiłoby w prosty sposób wdrożenie rozwiązania systemowego. Dlatego, pomimo wprowadzanych regulacji i wytycznych, z założenia adekwatnych do rynku jako całości, należy spodziewać się, że znajdą się podatnicy, a także grupy (zrzeszone w określonej branży bądź grupie kapitałowej), które wykorzystując luki, skorzystają w sposób inny od zamierzonego
z pozostawionych „możliwości”. Rozwiązania, które wyeliminują nieuczciwych podatników, mogą zostać oparte na automatyzacji gromadzenia i przetwarzania danych. Niestety,
w przypadku wdrażaniu takich standardów, należy znów mieć na względzie konieczność zróżnicowania standardów dla dużych przedsiębiorstw, koncernów i grup oraz mniejszych podatników, często działających na rynku lokalny. Implementacja reguł i wytycznych nie powinna być uciążliwa w prowadzeniu działalności gospodarczej. Systemy informatyczne, łączące interdyscyplinarnie funkcje zarządzania przedsiębiorstwem, winny sprostać temu wyzwaniu.
5. Wymiana informacji pomiędzy krajami
O nieodwracalności kierunku zmian w zakresie przetwarzania danych finansowych, w tym podatkowych na szczeblu tak krajowym, jak i międzynarodowym, świadczy przykładowo wdrożenie ustawy z dnia 9 marca 2017 roku o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami (Dz. U. 2017 poz. 648) w polski system prawny. Przyjęcie powyższego aktu prawnego na szczeblu Polski, determinuje wręcz konieczność przygotowania się na jego efektywne rozpoczęcie stosowania w związku z zobowiązaniem dokonywania wymiany
i uzgodnień. Analogicznie do możliwych do pozyskania, aczkolwiek chronionych, danych osobowych czy tajemnicy przedsiębiorstwa, mechanizmów szyfrujących możliwych do złamania, automatycznie przetwarzane, gromadzone i przesyłane za pomocą systemu technologicznego dane finansowe również można pozyskać. W przypadku gdy rozważamy zagadnienie na gruncie podatnik -> zobowiązanie podatkowe -> budżet państwa -> wpływ, ograniczamy mechanizm de facto do danego państwa. Jeżeli powyższe informacje – oczywiście, w zakresie wskazanym przez ustawę – jesteśmy zobowiązani wymieniać z innymi administracjami skarbowymi, to w tym przypadku myślenie o bezpieczeństwie przyjmuje zupełnie inny wymiar. Nakładając na to, kierunek zmian w zakresie dalszej elektronizacji danych finansowych i komunikacji prowadzonej za pomocną środków elektronicznych
z organami państwowymi, pojęcie bezpieczeństwa staje się kluczowe.
Firmy technologiczne pracują nad rozwojem i wdrażaniem automatów służących przetwarzaniu danych finansowych nie tylko przez przedsiębiorstwa, ale także instytucje państwowe Z jednej strony implementacja takich rozwiązań przyczyni się do poprawy
i urzeczywistnienia danych z perspektywy budżetu danego państwa, przynosząc wymierne korzyści w postaci wyższych wpływów budżetowych, z drugiej stanowić będzie zagrożenie wykorzystana ich w sposób sprzeczny z założeniem. Co więcej, na takich rozwiązaniach, jak ukazuje też pandemia, skorzystać mogą najwięksi i silniejsi.
Nie można także pominąć ergonomii w stosowaniu rozwiązań opartych na technologii, także w obszarze finansów. Procesy – przykładowo wysyłki deklaracji – następują szybciej, sprawniej, a potwierdzenia złożenia generowane są automatycznie. Niemniej równolegle do podnoszenia jakości w sferze przetwarzania danych, a także poprawy ergonomii pracy, rosną zagrożenia w zakresie wypływu informacji finansowej, która winna być chronioną
z najwyższym priorytetem bezpieczeństwa.
6. Innowacja – dla kogo?
Przetwarzanie informacji finansowej, jak już wspomniano, ma kilka sfer, które podzielić można na zarządczą/wewnętrzną oraz tę, którą zainteresowaną są odbiorcy zewnętrzni, w tym organy skarbowe. Dzisiejsze rozwiązania IT zdają się realizować – ku uciesze przedsiębiorców – powyższe funkcje niezależnie. Niemniej, ilość danych do przetworzenia jest coraz większa, co wynika choćby ze wzrostu rynku. W dużym tempie rośnie także zakres danych, które należy zestawić, tj. zgromadzić, przetworzyć według określonego schematu i przesłać, najczęściej już drogą elektroniczną. Aktualnie, przy dzisiejszym układzie sił i potencjale ogólnoświatowych korporacji, a także rosnących potrzebach budżetu państw, stwarza to możliwość nie tylko centralizacji źródła zarządzania sposobem przetwarzania danych i określania celów i sposobów ich wykorzystania, ale dalszego rozwoju innowacyjnych rozwiązań. Z uwagi na kapitałochłonność projektów badawczo-rozwojowych, można by stwierdzić, że będą realizowane przez dużych i silnych dostawców usług IT. Niejednokrotnie jednak praktyka ukazała, że istotne wkład w rozwój nowych technologii i rozwiązań mają start up’y. Dobry pomysł i kreatywność w dążeniu do celu stanowią złoty środek dla umożliwienia rozwoju mniejszym przedsiębiorcom. Nie oznacza to oczywiście, że lokalna firma informatyczna, zatrudniająca kilkuosobowy zespół, zrealizuje duże przedsięwzięcie wdrożeniowe na zlecenie państwa, ale już szansa na powodzenie wypracowania rozwiązania z perspektywami na rozwój systematyczny, organiczny i zdobycie rynku, jest duża. Ponadto, rynek systemów i aplikacji biznesowych potrzebuje takich rozwiązań, często wynikających z inicjatyw mniejszych grup ludzi, tworzących odpowiedź lokalnego biznesu na rozwiązania serwowane przez największych graczy.
7. Konkurencyjność a dostęp do informacji
Dostęp do informacji, którą można wykorzystać w prowadzonej działalności w celu zwiększenia przychodów, zysku i marży, jest z oczywistych względów wartościowy. Pomimo koncentracji uwagi na problemach przetworzenia olbrzymich ilości danych, algorytmach
i zmianach w podejściu do analizy, które na pewno muszą się dokonać, celem pozyskania
i przetworzenia danych nie powinna być wyłącznie ich transparentność dla organów skarbowych, rzetelna informacja zarządcza dla właścicieli i skuteczna ochrona przed niedozwolonym dostępem. Co zatem? Czy cel strategiczny związany z budowaniem przewagi konkurencyjnej (i na jakim poziomie – rynku lokalnego, globalnego, administracji państwowych)? Rozbieżne cele interesariuszy skupionych wokół przedsiębiorstw uniemożliwiają równowagę. Tak było dotychczas. Czy zatem możemy przekuć czynniki ograniczające w szanse, a ograniczenia w możliwości?