Podróż służbowa w branży budowlanej i koszty zakwaterowania pracowników – zagrożenia kontrolą ZUS.
Częstą praktyką w branży budowlanej jest wysyłanie pracowników fizycznych w podróże służbowe celem wykonywania pracy w innych miastach niż siedziba pracodawcy. Jeśli pracownik w umowie o pracę ma określone miejsce jej wykonywania jako siedziba przedsiębiorcy mamy możliwość skierowania go w podróż służbową. Podróż taka cechuje się koniecznością wypłaty diet pracownikowi oraz zapewnienia zakwaterowania od czego w tym przypadku nie mamy obowiązku opłacania składek ZUS.
Niemniej jednak pamiętać musimy, że podróż służbowa ma mieć charakter bezpośrednio związany z pracą, a co ważniejsze musi być incydentalna. Przyjąć należy zatem, że wykonywanie obowiązków pracowniczych przez dłuższy okres czasu poza siedzibą pracodawcy na podstawie polecenia odbycia podróży służbowej może zostać (i już są takie przypadki) zakwestionowane przez kontrolę ZUS.
W takiej sytuacji organy kontrolne przyjmują, że zapis w umowie o pracę mówiący o miejscu jej świadczenia powinien zostać określony jako „miejsce wskazane przez pracodawcę”. Wyklucza to wówczas możliwość wypłaty diet, a koszty zakwaterowania pracownika o ile są pokrywane przez pracodawcę stanowią podstawę wymiaru składek ZUS.
Co gorsza jeśli w naszym przedsiębiorstwie funkcjonuje system pracy oparty na takich zasadach, kontrola nie tylko wykaże nieprawidłowości, ale także obarczy firmę koniecznością zapłaty składek ZUS za okresy przeszłe z tytułu diet oraz zakwaterowania pracowników, którzy z punktu widzenia organu nie spełniali warunków do odbywania podróży służbowych (brak incydentalności).